W każdej firmie powinna być prowadzona księgowość. Nie w każdym przypadku będzie to oczywiście księgowość pełna. Jednak przechowywanie dowodów księgowych jest obowiązkowe. Czym są dowody księgowe? Są to po prostu wszystkie dokumenty, które stanowią jakąkolwiek podstawę do księgowania. Za pomocą takich właśnie dowodów można stwierdzić czy dana transakcja (czy to transakcja sprzedaży czy to transakcja zakupu) miała rzeczywiście miejsce. Oczywiście dowody księgowe muszą posiadać odpowiednią treść. W sposób jasny określa to ustawa o rachunkowości. Przede wszystkim na dowodzie musi znaleźć się informacja na temat tego z jakim dokumentem mamy do czynienia i jaki jest jego numer. Niezbędna jest również informacja na temat stron. Na dowodzie księgowym musi znaleźć się nie tylko ich nazwa, ale również pełny adres. Zgodnie z ustawą, do niezbędnych informacji zawartych w dowodach księgowych należą także opis operacji, wartość operacji, data operacji. Dowód musi być także podpisany przez osobę, która jest wystawcą danego dowodu księgowego. Dowody księgowe nie tylko muszą być jasno opisane, ale także muszą być one archiwizowane. Jest to konieczne. Trzeba pamiętać o tym, że takie dowody należy przechowywać przez cały rok. Muszą one znajdować się w siedzibie podmiotu. Później muszą być one archiwizowane. Przedsiębiorcy często zastanawiają się, które dokumenty muszą archiwizować, a które nie. Trzeba zdawać sobie sprawę z tego, że archiwizacji podlegają przede wszystkim księgi rachunkowe, dowody rachunkowe, dokumenty pochodzące z inwentaryzacji oraz sprawozdania finansowe. Prawo określa także w sposób jasny i klarowny jak powinna wyglądać i przebiegać archiwizacja. Otóż trzeba pamiętać, że wszystkie dokumenty trzeba grupować do akt. Mogą one być na przykład pogrupowane według tematyki. Jednak porządek trzeba zachować. Trzeba również podzielić je ze względu na to, w jakim okresie sprawozdawczym zostały utworzone. Należy koniecznie zachować chronologiczny układ tych dokumentów. Oczywiście dokumenty muszą być archiwizowane na terenie firmy. Nie może być tak, że właściciel przedsiębiorstwa zabierze na przykład dokumenty do siebie do domu. Takie zachowanie nie wchodzi w grę. Samo archiwizowanie trzeba jednak rozpocząć od właściwego oznakowania poszczególnych dokumentów. Na dokumentach powinna znaleźć się informacja o ich rodzaju, o tym w jakim roku obrotowym wydano dowód księgowy. Dokumenty powinny posiadać również numerację. Trzeba także pamiętać, że za gromadzone dokumenty odpowiada nie tylko pracodawca, ale także każdy pracownik, który ma do czynienia z dokumentami i jest odpowiedzialny za konkretne dokumenty na swoim stanowisku pracy. Jeśli chodzi o okres archiwizacji to będzie on różny. Wszystko będzie tutaj zależało od tego z jakimi dokumentami będziemy mieli do czynienia. Przez pięć lat trzeba przechowywać na przykład księgi rachunkowe oraz wszelkie dowody księgowe, które dotyczą jakiś długoletnich inwestycji. Przez tak samo długi czas trzeba przechowywać plan kont.
