Prowadzenie rachunkowości bardzo ułatwia konto księgowe. Można je określić jako mechanizm, przy pomocy którego jednostka gospodarcza zapisuje i porządkuje wszystkie zdarzenia gospodarcze, w tym także transakcje, które je dotyczą. Dzięki zastosowaniu kont księgowych można szybko i w prosty sposób ustalić, ile jednostka ma danego składnika bilansu, a także prześledzić wszystkie transakcje, które spowodowały powstanie danej wielkości. Konta mogą mieć różną formę. Wszystkie jednak mają pewne wspólne elementy, niezależne od formy. Zapisy na kontach dokonywane są najczęściej w mierniku pieniężnym, w Polsce obowiązuje waluta polska.
Elementy konta
Każde konto księgowe ma kilka ważnych, niezależnych od formy elementów. Należą do nich: nazwę konta, symbol cyfrowy, dane identyfikacyjne operacji (datę dokonania operacji, datę zapisu, numer dowodu księgowego, treść operacji) i kwotę operacji.
Ważne jest też pojęcie salda konta. Saldo to różnica między obrotami konta. Konto księgowe ma dwa rodzaje sald:
– saldo początkowe (Sp) – określające stan składnika na początek okresu sprawozdawczego
– saldo końcowe (Sk) – mówiące o stanie składnika na koniec okresu sprawozdawczego.
Konto księgowe dwustronne
Konto księgowe dwustronne najczęściej zwane jest kontem teowym (przypomina literę T). Konto ma dwie strony – lewą i prawą. Strona lewa to (Dt) lub Winien (Wn). Zapisane tu operacje gospodarcze określa się jako: obciążenia lub zapisanie w ciężar konta. Druga strona prawa to Credit (Ct) lub Ma (Ma). Operacje tam zapisane to: uznania konta lub zapisania na dobro konta.
Czynności na kontach i podział kont
Z funkcjonowaniem kont księgowych wiążą się wiele czynności. Najpierw konto trzeba założyć, a następnie je otworzyć. Potem następuje ewidencja operacji gospodarczych, a na końcu dochodzi do zamknięcia konta.
Jest wiele rodzajów kont księgowych. W każdym z nich zapisuje się inne dane. Dzieli się je na:
Konta bilansowe (inaczej konta księgi głównej) – jest to ewidencja składników aktywów i pasywów bilansowych. Konto bilansowe dzieli się na konta aktywne (odpowiadają składnikom aktywów) i pasywne (odpowiadają składnikom pasywów) oraz aktywno-pasywne (mogą jednocześnie występować po stronie aktywów i pasywów).
Konta wynikowe – jest to ewidencja kosztów (strat) i przychodów (zysków).
Konta analityczne (konta ksiąg pomocniczych) – są to dodatkowe konta do księgi głównej, aby można było prowadzić bardziej szczegółową ewidencję.
Ustawa o rachunkowości wskazuje, że na kontach księgi głównej ewidencję prowadzi się zgodnie z zasadą podwójnego zapisu (podwójnej ewidencji, podwójnego księgowania), zaś na kontach analitycznych zgodnie z zasadą pojedynczego zapisu (pojedynczej ewidencji, pojedynczego księgowania). Zasada podwójnego zapisu zakłada, że każda operacja jest zapisywana na co najmniej dwóch różnych kontach, po dwóch różnych stronach i w identycznej wartości na stronach różnych kont.
