Rozpoczynając działalność gospodarczą zastanawiamy się nad prowadzeniem rachunkowości. Mamy do wyboru kilka opcji – zatrudnienie księgowego, samodzielne prowadzenie rozliczeń, przekazanie rozliczeń biuru rachunkowemu oraz najnowsza możliwość , czyli skorzystanie z księgowości internetowej.
Czym jest księgowość internetowa?
Jako księgowość internetową powinniśmy rozumieć rozbudowane aplikacje internetowe, które przeliczają otrzymywane dane, tworzą na ich podstawie deklaracje, rozliczenia itp. Nie można pod tą nazwą rozumieć biur rachunkowych, które oferują swoje usługi przez Internet.
Wykorzystując księgowość internetową, przedsiębiorca samodzielnie księguje wszystkie dane. Tu pojawia się pewna wada, której nie mają biura rachunkowe. Odpowiedzialność za ewentualne błędy ponosi księgujący. Biura z reguły mają ubezpieczenie OC od takich zdarzeń i klienci mogą się ubiegać o odszkodowanie. Przy samodzielnym księgowaniu nie ma takiej możliwości.
Dlatego wybierając księgowość internetową warto zdecydować się na taką, która ma na bieżąco aktualizowane oprogramowanie zgodnie ze zmieniającymi się przepisami oraz niezbędnymi wskaźnikami. To pozwala na wykluczenie błędów z powodu nieznajomości przepisów.
Dlaczego warto?
Przede wszystkim kusi cena. Biura rachunkowe to koszt minimum 100 – 150 zł miesięcznie. Jeśli dokumentacja jest bardziej rozbudowana to koszty automatycznie wzrastają. Natomiast z reguły dostęp do serwisu księgującego oscyluje w okolicach 40 zł miesięcznie. Jeśli na dodatek jest to aktualizowany na bieżąco serwis, to wnioski nasuwają się same. Część serwisów księgujących ma funkcję, która w przypadku wystawiania faktur przez ten serwis, automatycznie je księguje. Większość małych firm jako dokumenty księgowe ma właśnie faktury, więc uproszczenie jest znakomite.
Kto powinien skorzystać?
Księgowość internetowa jest przeznaczona głównie dla małych firm, także tych będących płatnikami VAT, a rozliczających się w postaci księgi przychodów i rozchodów. Takie internetowe prowadzenie księgowości jest szczególnie polecane, gdy przychód opiera się na dużej ilości dokumentów wskazujących małe kwoty. Biura księgowe zwykle opierają swoje koszty na ilości dokumentów, więc od razu widać jak koszty obsługi księgowej idą w dół.
Z tej formy księgowości powinni też korzystać wszyscy, którym zależy na wygodzie i dokładności. System księgujący zapisuje dane kontrahentów i urzędu skarbowego, więc nie trzeba tych danych ciągle wpisywać. Są one automatycznie wpisywane w niezbędnych ewidencjach. Oprócz tego przy pomocy księgowości internetowej można też wypełniać deklaracje do urzędu skarbowego i do ZUS.
Wypełnianie wszelkich dokumentów w Internecie można dokonywać o dowolnej porze.
Czy to jest bezpieczne?
Dane w systemach internetowych zajmujących się księgowością są archiwizowane przez administracje serwisów. Wystarczy ją wydrukować ponownie, w razie jej utraty. Oprócz tego można wszystkie dane zapisać na własnym komputerze czy innym elektronicznym nośniku.
