Jednym z najważniejszych pojęć rachunkowości jest bilans. W instytucjach prowadzących księgowość według zasad pełnej rachunkowości bilans oznacza zestawienie aktywów i pasywów na początek i koniec okresu sprawozdawczego (obrachunkowego). Sporządzanie bilansu jest obowiązkowe, zgodnie z ustawą o rachunkowości. Bilans na rozpoczęcie okresu obrachunkowego to bilans otwarcia, a na koniec to bilans zamknięcia. Do bardzo ważnych pozycji w bilansie należy zysk (strata). Ta pozycja jest wykazywana w drugim obowiązkowym sprawozdaniu, czyli rachunku zysków i strat, zwanym też często rachunkiem wyników. Bilans jest bardzo ważnym wskaźnikiem dla przedsiębiorcy, ponieważ pokazuje, jak funkcjonuje jego firma, gdzie pojawiają się problemy i jaka jest ogólna tendencja przedsiębiorstwa.
Bilans tradycyjny i pełny
Zwykle przedsiębiorstwo robi bilans tradycyjny. Jednak to zestawienie nie ma wielu kategorii niematerialnych czynników wytwórczych. Nowe zasady rachunkowości finansowej, dotyczącej rachunkowości aktywów kompetencyjnych i kapitału intelektualnego, sugerują, aby sporządzać także bilans pełny lub oparty na wiedzy. Bilans oparty na wiedzy to uzupełnienie tradycyjnego bilansu. Po stronie aktywów dodaje się część „Aktywa kompetencyjne”, a po stronie pasywów o część „Kapitał intelektualny”. Taki oparty na wiedzy bilans daje o wiele dokładniejszą analizę stanu przedsiębiorstwa, ponieważ uwzględnia o wiele więcej danych, także tych zupełnie niematerialnych.
Bilans jako przedstawienie majątku
Ogólnie bilans można określić jako przedstawienie sytuacji majątkowej przedsiębiorstwa, wyszczególniające poszczególne składniki. Wyróżnić można zasoby majątkowe i źródła finansowania. Aktywa to wszystkie składniki majątkowe, a źródła pochodzenia pieniędzy na aktywa, to źródła finansowania. Tu wkracza idea rachunkowości, która polega na założeniu równowagi. Zgodnie z nim, gdyby zatrzymać nagle firmę, to można dostrzec, jakie zasoby firma posiada i skąd wzięła środki na ich nabycie. Ta zasada to zasada bilansowania lub inaczej równowagi bilansowej.
Aktywa dzieli się na trwałe, obrotowe oraz krótkoterminowe rozliczenia o charakterze międzyokresowym. Natomiast pasywa są podzielone na: fundusze własne oraz zobowiązania i rezerwy na zobowiązania.
Bilans jest bardzo ważną częścią sprawozdania finansowego, ponieważ zawiera podstawowe informacje o stanie majątku i kapitałów firmy, a także o jej aktualnej sytuacji materialnej.
Bilans powinna sporządzać osoba, które jest odpowiedzialna za księgowość. Dane do jego sporządzenia czerpane są z zapisów w księgach rachunkowych. Zwykle bilans jest przedstawiany jako specjalna tabela. Wykazane są w niej aktywa i pasywa. Suma aktywów i suma pasywów muszą być takie same. To określa się wyrażeniem, że muszą się one bilansować. Aktywa i pasywa nie tylko muszą się nawzajem bilansować, ale także wykazuje się je w dwóch wartościach – na początku roku obrotowego i na jego koniec.
Zwykle bilans sporządza się za dany rok obrotowy. Najczęściej jest to rok kalendarzowy – od 1 stycznia do 31 grudnia. Jednak zdarza się, że przyjmuje się inny zakres czasowy.
