Wybór, jak prowadzić księgowość, w dużej mierze zależy od wielkości przedsiębiorstwa. Dużym firmom najlepiej opłaca się zatrudnić własnego księgowego. Jednak takie rozwiązanie, choć znakomite, jest zdecydowanie za drogie dla małych firm. Pozostaje im samodzielne prowadzenie dokumentacji rachunkowej, powierzenie tej czynności biuru rachunkowemu lub też zdecydowanie się na księgowość internetową. Należy jednak odróżnić samodzielne prowadzenie księgowości internetowej od biur, które swoje usługi prowadzą przez Internet.
Księgowość internetowa – jak działa
Podstawowe wymagania, aby skorzystać z księgowości internetowej to oczywiście posiadanie komputera, który musi mieć określone parametry oraz dostęp do Internetu. Są dwie możliwości skorzystania z internetowej księgowości:
samodzielne prowadzenie w aplikacji online
prowadzona przez biuro rachunkowe z dostępem do aplikacji online.
Ta druga opcja pozwala na uniknięcie ewentualnych sankcji za popełnione w prowadzeniu księgowości błędy, ponieważ biuro rachunkowe jest ubezpieczone od takich sytuacji i przedsiębiorca może wystąpić o odszkodowanie. W przypadku samodzielnego wypełnia aplikacji, takiej możliwości nie ma. Dlatego zanim się zdecydujemy na samodzielność, warto zapoznać się wcześnie z obowiązującymi przepisami, aby dokładnie wiedzieć, jakie powinniśmy spełniać obowiązki przy prowadzeniu księgowości.
Wypełnianie dokumentów
Przedsiębiorcy samodzielnie prowadzący księgowość internetową, na bieżąco mają pełną wiedzę o swoim przedsiębiorstwie. Dodają w specjalnej aplikacji koszty, wystawiają faktury, generują KPiR i deklaracje podatkowe, które później składają w urzędach. To wszystko mogą robić o dowolnej porze dnia i nocy.
Zwykle serwisy, które tworzą aplikacje na bieżąco śledzą wszystkie zmiany w prawie i modyfikują swoje serwisy. To pozwala przedsiębiorcy bez większych problemów przejść przez częste zmiany prawa.
Najczęstsze czynności wykonywane w księgowości internetowej to:
– wystawianie faktur przychodowych w aplikacji – te faktury są jednocześnie księgowane w księdze przychodów i rozchodów
– opłacanie składek ZUS – aplikacja automatycznie podaje kwoty
– dodawanie kosztów – przedsiębiorca musi je wprowadzić w terminie rozliczeń
– drukowanie KPiR, rejestrów VAT, ewidencji – generują się one w aplikacji online automatycznie
– składanie deklaracji podatkowej
– opłacanie podatków – aplikacja sama wylicza kwoty podatków i podaje je przedsiębiorcy, wraz z numerami kont bankowych urzędów do przelewów.
Niektóre z aplikacji dają także możliwość skontaktowania się z księgowymi, których można poprosić o wyjaśnienie niezrozumiałej kwestii.
Oprócz samodzielnej księgowości internetowej można też skorzystać z opcji internetowego biura księgowego. Wtedy przekazujemy prowadzenie naszej księgowości biuru, ale nie musimy nigdzie chodzić, ponieważ wszystkie dane przekazujemy przez Internet, uzupełniając aplikację. To rozwiązanie pozwala uwolnić się od strachu, że coś źle wypełnimy lub policzymy. Zawsze też możemy liczyć na fachową poradę.
