Bilans można określić w skrócie jako przedstawienie sytuacji majątkowej instytucji, w której wyszczególnione są poszczególne składniki majątku. Są one podzielone na aktywa i pasywa. Sumy aktywów i sumy pasywów muszą być identyczne.
Aktywa
Aktywa można zdefiniować jako wszystkie składniki majątkowe, które w danym momencie ma do swojej dyspozycji instytucja. Bardzo ogólnie aktywa można podzielić na:
aktywa trwałe
aktywa obrotowe
krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe.
Do aktywów trwałych zalicza się wszystkie wartości materialne i prawne o okresie ekonomicznej użyteczności powyżej roku (np. prawa autorskie), rzeczowe aktywa trwałe (środki trwałe także o okresie ekonomicznej użyteczności powyżej roku, np. grunty, budynki, lokale). Środki trwałe podlegają odpisom amortyzacyjnym lub umorzeniowym. Następne aktywa trwałe to należności długoterminowe (wymagalne po 12 miesiącach), inwestycje długoterminowe i długoterminowe rozliczenia międzyokresowe.
Aktywa obrotowe obejmują zapasy rzeczowych aktywów obrotowych, należności krótkoterminowe i inwestycje krótkoterminowe. Te ostatnie to środki pieniężne, zarówno te w kasie, jak i na rachunkach bankowych, lokatach oraz czeki i weksle, a także pozostałe aktywa finansowe.
Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe to są wszystkie koszty, które zostały poniesione w okresie sprawozdawczym, ale dotyczą okresu późniejszego.
Pasywa
Jako pasywa określa się źródła finansowania środków gospodarczych: fundusze własne, rezerwy, zobowiązania i rezerwy na zobowiązania ( długo i krótkoterminowe oraz rozliczenia międzyokresowe i przychody przyszłych okresów).
W skład funduszy własnych wchodzą: fundusz statutowy (wartość funduszu założycielskiego), fundusz aktualizacji wyceny (wartość pochodząca z aktualizacji wyceny środków trwałych), wynik finansowy netto za rok obrotowy (czyli różnica między przychodami i kosztami). Wynik finansowy netto może mieć wartość dodatnią lub ujemną. Wartość dodatnia jest wtedy, gdy przychody są większe niż koszty, a ujemna w przypadku większych kosztów niż przychodów. Wynik finansowy za rok obrotowy w bilansie powinien być identyczny z wynikiem finansowym z rachunku zysków i strat.
Do zobowiązań i rezerw na zobowiązania zalicza się zobowiązania długoterminowe z tytułu kredytów i pożyczek, zobowiązania krótkoterminowe i fundusze specjalne (są to kredyty i pożyczki, inne zobowiązania, fundusze specjalne), rezerwy na zobowiązania (rezerwuje się środki na przyszłe zobowiązania) oraz rozliczenia międzyokresowe.
Aby końcowy wynik sporządzanego bilansu był właściwy, należy bardzo sumiennie wykazywać wszelkie aktywa i pasywa. Dokładność i rzetelność sporządzania bilansu ma zasadnicze znaczenie dla oceny kondycji firmy i perspektyw jej rozwoju. Dlatego osoba, która zajmuje się sporządzaniem bilansu powinna być bardzo sumienna i doskonale znać przepisy, które dotyczą sporządzania bilansu. Właściwe ujęcie aktywów i pasywów decyduje bowiem o prawidłowości sporządzenia bilansu. Ważne jest ujęcie wszystkich bez wyjątku zdarzeń, mających wpływ na powstanie aktywów i pasywów.
