Rachunkowość w firmie ma wiele funkcji – kontrolną, analityczną i statystyczną. Realizacja tych zadań powoduje, że rachunkowość, prowadzona rzetelnie i systematycznie, staje się znakomitym systemem informacyjnym firmy. Mierząc wyniki działalności gospodarczej, pozwala na ocenę procesu i rezultatów działalności gospodarczej.
Rachunkowość, jako system informacyjny, dostarcza osobom zarządzającym firmą niezbędnych danych liczbowych , które pozwalają na podejmowanie decyzji. Na zakończenie procesu wytwarzania tych księgowych informacji powstają sprawozdania. Do najważniejszych należą sprawozdania finansowe, które stanowią tzw. zamknięcie roczne. Obejmują one:
- bilans
- rachunek zysków i strat
- informacje dodatkowe
- sprawozdanie z przepływu środków pieniężnych
Informacje dostarczone dzięki rachunkowości mogą być analityczne oraz syntetyczne. Dzięki nim można kontrolować działalność firmy i jej sytuacji majątkowej.
Bardzo ważnym zadaniem rachunkowości jest możliwość sprawdzania wykonania planów oraz prognozowanie przyszłych wyników oraz sprawdzanie, jakie rezerwy gospodarcze istnieją w przedsiębiorstwie. Dodatkowo można też szybko zauważyć, czy nie pojawiają się elementy niegospodarności.
Rachunkowość jako system informacyjny pozwala na przechowywanie i zabezpieczenie posiadanych danych razem z niezbędną dokumentacją. Umożliwiają to odpowiednie urządzenia ewidencyjne i specjalnie konstruowane sprawozdania.
Rozpatrując rachunkowość jako proces przetwarzania danych, w wyniku którego gremium decyzyjne otrzyma pewne dane i wytyczne, można wydzielić następujące etapy:
- Obserwacja i pomiar zdarzeń gospodarczych
- Gromadzenie danych
- Rejestracja danych
- Grupowanie i agregowanie danych
- Przekazanie przetworzonych danych użytkownikom
Te przetworzone dane, które otrzymujemy, pozwalają na właściwą ocenę działalności firmy i podjęciu racjonalnych, uzasadnionych ekonomicznie decyzji. Inaczej można powiedzieć, że system rachunkowości przystosowuje szczegółowe informacje ekonomiczne do formułowania opinii i podejmowania decyzji.
Na początku do systemu rachunkowości trafiają pierwotne dane księgowe. Następnie zostają one przetworzone w informacje ekonomiczne, które służą do podejmowania decyzji. W związku z tym system rachunkowości powinien wytwarzać takie informacje, które zostały określone wcześniej przez ich odbiorców.
Obecnie rachunkowość staje przed nowymi wyzwaniami. Coraz większa globalizacja, ogromne zmiany kulturowe, niestabilna sytuacja gospodarcza na świecie i wzrost zagrożenia dla biznesu sprawiają, że rola rachunkowości, jako systemu informacyjnego rośnie. Szybki rozwój nowych technologii informatycznych powoduje, że ten system informacyjny otrzymuje dodatkowe wsparcie jakim jest system informatyczny. Coraz nowe zastępy specjalistów od rachunkowości i programistów pracują nad najbardziej nowoczesnymi i optymalnymi programami, które pozwalają na sprawne prowadzenie dokumentacji firmy. Nowe programy dają o wiele szersze możliwości analizowania działalności przedsiębiorstwa, niż tylko zwykłe prowadzenie księgowości.
