Księgi rachunkowe obejmują kilka różnych zestawień. Są to:
dziennik – tu zapisywane są w porządku chronologicznym, dzień po dniu, dane o operacjach gospodarczych. Zapisy muszą być kolejno numerowane, a ich sumy liczone w sposób ciągły
księga główna – inaczej ewidencja syntetyczna – operacje są ujmowane zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Księga główna przeznaczona jest do ewidencji w porządku systematycznym wszystkich operacji gospodarczych danej jednostki na kontach syntetycznych.
księgi pomocnicze, czyli ewidencja analityczna – mają na celu nie tylko uszczegółowienie, ale także uzupełnienie zapisów konta księgi głównej.
wykaz składników aktywów i pasywów, czyli inwentarz – sporządzają go jednostki, które wcześniej nie prowadziły ksiąg rachunkowych.
Aby księgi rachunkowe spełniały swoje zadania muszą być prowadzone: rzetelnie, na bieżąco, bezbłędnie i sprawdzalnie. Każda księga rachunkowa musi być opatrzona datą otwarcia i zamknięcia. Niezbędna jest też nazwa jednostki, której dotyczy oraz nazwa danego konta. Księgi muszą być wpisywane do aktualizowanego na bieżąco wykazu rodzajów urządzeń księgowych składających się na księgi rachunkowe jednostek. Aby ułatwić odszukanie danej księgi, powinny być przechowywane w ustalonej kolejności w odpowiednich urządzeniach, które ułatwiają odszukanie i chronią przed zagubieniem lub zniszczeniem.
Wypełnianie ksiąg rachunkowych
Wszystkie zapisy w księgach rachunkowych powinny być dokonywane w sposób staranny i czysty. Jeśli zostanie popełniony błąd, to należy go tak skorygować, aby nie naruszać mocy dowodowej posiadanej przez księgi rachunkowe.
Otwarcie ksiąg rachunkowych dokonuje się na dzień rozpoczynający każdy rok obrachunkowy dla firm, które kontynuują działalność gospodarczą. Dla tych, które dopiero powstały, księgi otwiera się na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej, nie później niż przed upływem 15 dni od tego zdarzenia.
Podobna zasada obowiązuje przy zamykaniu ksiąg rachunkowych. Jeśli działalność będzie kontynuowana, to księgi zamyka się na koniec każdego roku obrotowego, w terminie 15 dni od daty zweryfikowania sprawozdania finansowego sporządzonego na koniec roku obrotowego. Natomiast jeśli firma będzie likwidowana lub postawiona w stan upadłości, to księgi też się zamyka, o ile między dniem otwarcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości a ich zakończeniem przypada koniec roku obrotowego.
Oprócz wymienionych ksiąg w każdej firmie prowadzi się także zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych sporządzone na koniec każdego okresu sprawozdawczego i na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz zestawienie sald kont analitycznych sporządzone na dzień przeprowadzenia inwentaryzacji oraz na dzień kończący rok obrotowy.
